Uitdagingen worden niet op het niveau opgelost waar ze zijn ontstaan
Binnen de accountancymarkt wordt veel gesproken over digitaliseren en automatiseren. Hierbij biedt het werkproces de meeste kans tot optimalisatie. Doelstelling van kantoren is om meer te kunnen verwerken in minder tijd, waarbij IT kosten niet onevenredig mogen stijgen. En die mogelijkheid is er, kantoren kunnen tot wel 80% in kosten besparen. De reden dat deze besparing niet wordt gerealiseerd is omdat de traditionele werkprocessen in stand worden gehouden. Kantoren blijven zich richten op de verwerking van de individuele administraties met verschillende grootboekrekening schema’s.

Alleen met behulp van een andere denkwijze kan het werkproces in pre-accounting aangepast en geoptimaliseerd worden.

Wordt RGS wel optimaal ingezet?
Het traditionele werkproces, het op administratie niveau creëren van boekingen, is per definitie tijdrovend en duur. De kwaliteit en consistentie van boekingen in dit proces is afhankelijk van de interpretatie van een dossier verantwoordelijke. Consistentie wordt dus bepaald door het aantal mensen dat een en dezelfde administratie verwerkt en de kennis van de betreffende medewerkers. Daarnaast worden de stamgegevens van de leveranciers en klanten per administratie aangemaakt waarbij het onderhoud van deze stamgegevens per administratie plaatsvindt. Resultaat is vervuiling van de brondata door inconsistentie in boekingen, in leveranciersdata en klantendata. Vervolgens worden de inconsistenties gecompenseerd door RGS (ReferentieGrootboekSchema) om tot een eenduidige rapportage te komen. Uit analyse zien wij echter dat, naast inconsistenties, RGS vaak op het verkeerde niveau en aan de verkeerde grootboekrekening wordt gekoppeld. Daarmee is er geen garantie op de kwaliteit van de output in de rapportage en verder in de keten waar wordt voort gebouwd op dezelfde output. Een kantoor moet onevenredig veel tijd investeren om de mapping 100% correct te krijgen, waardoor men vaak fouten accepteert. Tevens vraagt het beheer continu controle en aanpassingen op administratieniveau.

RGS in pre-accounting met het oog op post accounting.
Als RGS volstaat als gemene deler voor output kan het dan ook volstaan als gemene deler aan de input zijde? Deze vraag is het uitgangspunt geworden voor de oplossing die Lyanthe biedt; wat zijn de gemene delers in de brondata? Er bestaan algemene regels voor het boeken van inkoop- en verkoopfacturen die voor alle administraties gelden en in de algemene regels zijn er afwijkingen mogelijk op basis van sectoren. De administraties worden gekoppeld aan algemene regels of specifieke regels waardoor men over alle administratie kan boeken met zelfs een mogelijkheid om af te wijken op administratie niveau. Lyanthe biedt daarom een oplossing waar boekregels op basis van sectorindeling worden aangemaakt (indien een algemene regel voor een leverancier niet volstaat). De boekingsregels kunnen worden aangemaakt op basis van leverancier, btw regel of regel niveau met de mogelijkheid tot samenvatting van deze regels. Hierdoor wordt niet alleen de ‘happy flow’ verwerkt maar ook de facturen welke het meest tijdrovend zijn.

Accountants richten een eigen database in waarin leveranciers en boekregels gecentraliseerd worden ingericht en beheerd. De boekregels worden aangemaakt op basis van RGS en gekoppeld aan de algemene grootboekrekeningen van het kantoor. Resultaat is dat het beheer van de boekregels veel minder tijd kost en boekingsregels consistent over administraties zijn ingericht. Deze werkwijze stelt de accountant in staat het boekwerk vergaand te automatiseren, waarbij de data consistenter en betrouwbaarder wordt.

RGS in werking
Op basis van de historische data van een kantoor creëert Lyanthe een voorstel voor de inrichting van algemene- en sectorspecifieke regels. Vervolgens wordt de database ingericht en de mapping naar grootboekrekeningen gemaakt. Lyanthe traint een beperkt aantal operators om deze regels en leveranciers te beheren. Individuele administraties worden nog steeds beheerd door de dossier verantwoordelijke, met als verschil dat zij zich enkel nog bezighoudt met de uitzonderingen binnen een administratie. Hiermee realiseert Lyanthe een optimalisatie tot een factor vijf ten opzichte van het bestaande werkproces. Dit houdt concreet in dat per medewerker per uur tot wel vijf keer meer facturen worden verwerkt dan voorheen. De basis voor de optimalisatie ligt dus bij het toepassen van RGS in de pre-accounting oplossing van Lyanthe.

Controle en beheer van het werkproces
Ter completering van de optimalisatieslag biedt Lyanthe een dashboard wat aansluit op de Robotic tooling en wat inzicht geeft in de handelingen van de medewerkers tijdens het werkproces. In het dashboard wordt op overzichtelijke wijze zichtbaar gemaakt wat er tijdens het werkproces gebeurt. Zo is te zien hoeveel boekingen per medewerker worden verwerkt en welke wijzigingen door medewerkers worden aangebracht in de afzonderlijke datavelden van boekingsvoorstellen. Denk hierbij aan wijzigingen welke worden aangebracht in factuurdatum maar ook in factuuromschrijvingen. Aan de hand van deze data is een betere opleiding van medewerkers en inhoudelijke sturing van het werkproces mogelijk.