RGS Boekwaarde versus aanschafwaarde controleren vaste activa

RGS Controles boekhouding > Boekwaarde versus aanschafwaarde controleren vaste activa

Toelichting

De boekwaarde van individuële vaste activa wordt berekend door de formule:
Boekwaarde (BW) = Aanschafwaarde (AW) - Restwaarde (RW) - Afschrijvingen. 

Risico:
Een boekwaarde die op enig moment kleiner is dan nul.

Advies:

Vaste activa administratie aanwezig
Als gewerkt wordt met een vaste activa administratie kan bovenstaande per actief automatisch gecontroleerd worden. 
Met uiteraard een signalisering per actief waarbij de boekwaarde kleiner is dan nul.

Aanvullend kan dan nog gecontroleerd worden op activa met een restwaarde van nul of een restwaarde beneden een bepaald percentage, al dan niet per soort van actief.

Vaste activa administratie ontbreekt
Als een vaste activa administratie ontbreekt dan kan op basis van RGS rekeningen alleen zeer globaal gecontroleerd worden door uit te gaan van een (gemiddeld) percentage restwaarde op basis van de aanschafwaarde. De restwaarde is namelijk niet opgenomen in het grootboek (dat daar ook niet voor bedoeld is). 

Onderstaande voorbeelden zullen aantonen dat deze controle bij het ontbreken van een vaste activa administratie slechts zeer beperkt uitkomst biedt. 

Herwaardering buiten beschouwing
Verondersteld wordt dat in de meeste gevallen een BV in de categorie micro en klein rapporteert op basis van historische kostprijs, waarbij herwaardering niet van toepassing is. Om die reden is herwaardering, naast de afschrijvingscomponent, achterwege gelaten. Mocht dit in de praktijk anders zijn dan vernemen we dat graag, zo mogelijk voorzien van een of meer uitgewerkte voorbeelden om in de vaste activa controles te verwerken. 

Voorbeelden
Als voorbeeld nemen we de volgende 2 scenario's die alleen betrekking hebben op RGS rekeningen én waarbij een vaste activa administratie ontbreekt.

1. Scenario A:
   BMvaBeiVvp (02251) Inventaris; eindbalans € 40.000.
   BMvaBeiCae (02255) Afschrijving inventaris; eindbalans € 19.000.
   De restwaarde is ingeschat op gemiddeld 10%. 
   De boekwaarde luidt in dit geval € 40.000 minus € 4.000 (10% van aanschafwaarde) minus € 19.000 is € 17.000.
   In dit geval lijkt nadere analyse niet nodig, maar...
   
   Het is aannemelijk dat hier sprake is van meerdere goederen die als inventaris zijn opgenomen. Als een individueel actief met een aanschafwaarde van € 5.000 en een afschrijving van zelfs € 5.500 hier onderdeel van uitmaakt zal dit niet direct opvallen. 
   In dit geval voldoet de controle dus niet en geeft alleen een eerste zeer globale indruk.
    
2. Scenario B: 
   BMvaTevVvp (02301) Auto's en overige transportmiddelen; eindbalans € 40.000.
   BMvaTevCae (02305) Afschrijving auto's en overige transportmiddelen; eindbalans € 19.000.
   De restwaarde stellen we geschat op gemiddeld 10%. 
   De boekwaarde luidt in dit geval eveneens € 40.000 minus € 4.000 (10% van aanschafwaarde) minus € 19.000 is € 17.000.
   In dit geval lijkt nadere analyse niet nodig. 
   
   Als sprake is van één bedrijfswagen die op de balans staat voldoet deze controle al beter dan hiervoor onder scenario A..
   Maar ook hier wordt het werken met een vaste activa administratie aangeraden, zodat bijvoorbeeld ook inzicht is in de nog af te schrijven termijnen. Als die laatste hoger zijn dan € 17.000 is er werk aan de winkel om uit te zoeken. 

Kortom:
Het gebruik van een vaste activa administratie is beslist aan te raden. 
Het aansluiten van totalen vanuit een dergelijke vaste activa administratie met het grootboek komt elders aan de orde.

Zie ook:

• Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen boeken met herwaardering en bijzondere waardevermindering. 
• Wiki Vaste activa administratie, afschrijvingen en boekhoudsoftware.
   

RGS codes