Aansluiting materiële vaste activa administratie met grootboek

RGS Controles boekhouding > Aansluiting materiële vaste activa administratie met grootboek

Toelichting

Een subadministratie "Vaste activa" met per actief inzicht in onder andere aanschafwaarde, afschrijving, boekwaarde en restwaarde beschouwen we als standaard module van een boekhouding. We spreken bewust van subadministratie van de corresponderende (collectieve) grootboekrekeningen. 

In de meest optimale situatie worden betrokken grootboekrekeningen automatisch geboekt op basis van mutaties in de Vaste activa (sub)administratie. Denk primair aan aanschaf, afschrijving en afstoting, waarbij betreffende grootboekrekeningen zelf geblokkeerd zijn om direct (handmatig) op te boeken. Voor een nadere toelichting en voorbeeldboekingen, zie de Wiki Vaste activa en afschrijvingen boeken met herwaardering en bijzondere waardevermindering. 

Het belang van een goede vaste activa administratie, gekoppeld aan het grootboek, zien we ook terug bij de winstaangifte (IB en VPB). In beide gevallen is het van belang de aanschafwaarde en restwaarde apart aan te leveren. Met name die laatste is alleen beschikbaar via een vaste activa administratie. Vraag daarom uw leverancier van boekhoud- en fiscale aangiftesoftware altijd naar de mogelijkheid om een specificatie van de vaste activa administratie automatisch aan te leveren. 

Controle aansluiting tussen vaste activa administratie en correspinderende grootboekrekeningen is als volgt:

1. Controle aansluiting aanschafwaarde; 
2. Controle aansluiting afschrijving;
3. Controle aansluiting boekwaarde; (aanschafwaarde -/- afschrijving).

Als voorbeeld controle op aansluiting rekeningen m.b.t. inventaris einde periode of boekjaar:
(in dit geval per einde boekjaar).

Vaste activa administratie:
(genoemde bedragen zijn fictief gekozen, zonder formules van afschrijving e.d.).

Toelichting:

• Inventaris beginbalans is aanschafwaarde activa die aanwezig was op 1-1, te weten (2.000 + 500 + 700) 3.200.
• Inventatis eindbalans is totaal aanschafwaarde per actief minus eventueel afgestoten activa.
• Afschrijving inventaris beginbalans is afschrijving cumulatief (1.550) minus afschrijving LJ (710) 840.
• Boekwaarde inventaris is saldo aanschafwaarde minus afschrijving.

Bovenstaande controle kan uitgevoerd worden via de vaste activa rekeningen binnen onderstaande rekeninggroepen.
   

RGS codes