Een Vereniging van Eigenaren (VvE) behartigt de gemeenschappelijke belangen van eigenaren van appartementen, zoals onderhoud van het gebouw en de technische installaties. De VvE heeft als verplichting minimaal 1 keer per jaar vergaderen, een reservefonds opbouwen en een jaarrekening opstellen. Elke VvE moet zich inschrijven in het Handelsregister.

Een vereniging is volgens het Burgelijk Wetboek 5 (Zakelijk recht) Titel 9 (Appartementsrechten) een rechtspersoon. Zie daar Afdeling 2 Burgerlijk Wetboek Boek 5 (De vereniging van eigenaars).

Artikel 126 gaat daarbij over onderhoud en het aanhouden van een reservefonds ter bestrijding van andere dan de gewone jaarlijkse kosten. Zo wordt genoemd:

Onder lid 1 (van artikel 126):
“De vereniging van eigenaars voert het beheer over de gemeenschap, met uitzondering van de gedeelten die bestemd zijn als afzonderlijk geheel te worden gebruikt. De vereniging houdt een reservefonds in stand ter bestrijding van andere dan de gewone jaarlijkse kosten”.

Onder lid 2 (van artikel 126):
“De jaarlijkse reservering ten behoeve van het reservefonds, bedoeld in het vorige lid, bedraagt ten aanzien van een voor bewoning bestemd gebouw, met inbegrip van een gebouw dat gedeeltelijk voor bewoning is bestemd:

• ten minste het bedrag dat is vastgesteld door de vergadering van eigenaars ter uitvoering van een door de vergadering van eigenaars vastgesteld onderhoudsplan van ten hoogste vijf jaren oud ten aanzien van de gedeelten die niet bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt, dat betrekking heeft op een periode van ten minste tien jaar en waarin de benodigde onderhouds- en herstelwerkzaamheden alsmede de geplande vernieuwingen zijn opgenomen daaronder mede begrepen een berekening van de aan die werkzaamheden en vernieuwingen verbonden kosten en een gelijkmatige toerekening van die kosten aan de onderscheiden jaren; of
   
• ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw.

Aanbevolen is de website VvERecht.nl met onder andere uitgebreid aandacht voor wet- en regelgeving én modelreglementen voor VvE's. 
   

Boekhouding

Enkele specifieke zaken en boekingen die gelden voor een VvE: 

BTW
Om te beginnen is een VvE vrijwel nooit BTW-plichtig. 
Er wordt dan ook geen BTW in rekening gebracht aan leden.
Dat betekent dat er geen BTW verrekend kan worden op inkoopfacturen (zoals van administratie, onderhoud en eventueel energiekosten).  

Een wijziging in het BTW tarief kan wel van invloed zijn op de hoogte van de periodieke bijdrage door leden van de VvE. Door een wijziging in het BTW tarief zullen aan de inkoopkant de kosten veranderen voor beheer en onderhoud. Dat laatste kan ook van invloed zijn op de gewenste voorziening voor groot onderhoud via het reservefonds.

Begroting
Via een begroting wordt een inschatting gemaakt van de kosten waarmee een VvE te maken krijgt. Dit zijn enerzijds kosten op korte termijn, veelal een komend jaar. En kosten op lange termijn, veelal een inschatting van kosten voor groot onderhoud dat gespreid wordt over meerdere jaren. Voor deze laatste kosten wordt dan een voorziening gevormd, oftewel een reserve voor groot onderhoud en vaak aangeduid als reservefonds. Er wordt dan periodiek een bedrag toegevoegd aan deze voorziening (ten laste van de exploitatie via de ledenbijdrage of andere inkomsten). Op het moment dat het groot onderhoud plaatsvindt wordt de voorziening daarvoor gebruikt. 

Oprichtingskosten
Dit gaat om notariskosten, eenmalige kosten Kamer van Koophandel en eventueel begeleiding door een VvE deskundige. 
Stel dat sprake is van 1.000 euro notariskosten, dan kan dit op basis van RGS als volgt geboekt worden:

Eenmalige kosten voor de KvK en begeleiding kunnen desgewenst op dezelfde rekening geboekt worden. 
Alternatieve rekeningen binnen RGS zijn:

• WKprTvlKba 74050 Kosten van beheer en administratie;
• WBedAdlOad 46455 Overige administratieve lasten;
• WBedAea 45350 Accountants- en advieskosten.

Ledenbijdragen
Dit kan gaan om eenmalige- en/of periodieke bijdragen. 
Een eenmalige bijdrage kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij de oprichting van een VvE, onvoorzien onderhoud en/of extra gewenste dekking voor periodiek onderhoud. Dit laatste bijvoorbeeld door onvoorziene kostenstijgingen (BTW, materiaal, arbeid, e.d.).

De periodieke bijdrage heeft betrekking op zaken als:

• Beheer- en administratiekosten;
• Gemeenschappelijk onderhoud aan het gebouw (appartement);
  Verzekeringen (opstal en glas);
• Reservering voor groot onderhoud;
• Servicekosten voor de gemeenschappelijke ruimten, zoals schoonmaak en verlichting;

Een eenmalige en periodieke bijdrage door leden wordt meestal op dezelfde wijze geboekt.
Stel dat sprake is van een periodieke (maandelijkse) bijdrage van 175 euro per lid. Op basis van RGS wordt dan als volgt geboekt (per factuur):

Een andere optie is de ledenbetalingen te boeken op basis van de ontvangen ledenbetalingen via de bank. Dit gaat dan via de volgende boeking:

Dit voorkomt de boeking:

Wij adviseren echter gebruik te maken van de rekening "Debiteuren" met een onderliggende openstaande postenadministratie. Zeker als sprake is van 5 of meer leden. Er is dan namelijk altijd inzicht in eventueel openstaande bedragen per lid. Een betalingsherinnering is dan zo gezonden. 

Een aandachtspunt daarbij is het wisselen van eigenaar. Voor een nieuwe eigenaar wordt dan een nieuwe debiteur aangemaakt. Zo is precies inzicht in eventueel openstaande vorderingen van een vorige en nieuwe eigenaar van een appartement. 

Spaarrekening
Een belangrijk deel van ledenbijdragen is bestemd voor groot onderhoud. Denk aan vervangen dakbedekking, schilderwerk buiten en renovatie kozijnen. Het is dan verstandig dit deel van bankmiddelen te stallen op een spaarrekening die meer rekening oplevert dan een normalige bankrekening. Een voorbeeld van een spaarrekening is een depositorekening.

Stel dat sprake is van een spaarrekening waarover op enig moment 1.000 euro aan rente wordt ontvangen via deze rekening. Op basis van RGS wordt dan geboekt:

 *) Bij een depositorekening zet je een bepaald bedrag tegen een bepaalde rente voor een bepaalde tijd vast bij de bank. 

Reservefonds
Bij de begroting is hiervoor al gesproken over een voorziening, oftewel een reserve voor groot onderhoud en vaak aangeduid als reservefonds. Er wordt dan periodiek een bedrag toegevoegd aan deze voorziening. Op het moment dat het groot onderhoud plaatsvindt wordt de voorziening daarvoor gebruikt. 

Stel dat een VvE jaarlijks een bedrag van 10.000 euro ten gunste van het reservefonds boekt uit de beschikbare middelen via met name de ledenbijdrage. Op basis van RGS wordt dan geboekt:

• De rekening "Dotatie voorziening groot onderhoud gebouwen" kan dan gelezen worden als "Dotatie onderhoudsreserve of Toevoegingen aan reservefonds".
• De rekening "Bestemmingsreserve" kan dan gelezen worden als "Reserve voor groot onderhoud" of "Reservefonds".

Groot onderhoud
Stel dat groot onderhoud plaatsvindt m.b.t. renovatie c.q. vervanging van een aantal kozijnen. En dat de kosten daarvoor 35.000,00 euro inclusief BTW bedragen. Op basis van RGS wordt de betreffende inkoopfacturen (of meerdere termijnfacturen) als volgt geboekt:

Ervan uitgaande dat de post "Bestemmingsreserve" voldoende saldo bevat. Een surplus op deze rekening kan dan eventueel gebruikt worden voor een volgende onderhoud. Een tekort wordt dan geboekt ten laste van de exploitatierekening. Stel dat de post "Bestemmingsreserve" een saldo bevat van 32.000 euro, dan wordt het restant (35.000 minus 32.000) van 3.000 euro geboekt op de rekening WBedHuiOng 45125 "Onderhoud gebouwen". Als er onvoldoende geld op de bankrekening van de VvE staat moeten de leden een extra bijdrage doen om betreffende rekening te kunnen voldoen.
  

Jaarrekening

Er is geen wettelijke standaard jaarrekening model voor VvE's.

Onderstaand noemen we posten (op hoofdlijnen) die in de balans en exploitatierekening (winst- en verliesrekening) opgenomen kunnen worden:

Balans

Activa (bezittingen)

Saldo bankrekeningen
- Lopende rekening
- Spaarrekening(en)

Te ontvangen ledenbijdragen (debiteuren)
Te vorderen subsidies

Vooruitbetaalde kosten
- Beheerskosten
- Verzekeringen
- Overigen

Passiva (eigen vermogen en schulden VV)

EV (eigen vermogen)
Verenigingskapitaal; met verloopstaat:
(beginsaldo, dotatie, afname en eindsaldo)

Reservefonds (reserve groot onderhoud); met verloopstaat:
(beginsaldo, dotatie, afname en eindsaldo)

Exploitatieresultaat; saldo winst- en verliesrekening. 

VV (vreemd vermogen c.q. schulden)
Crediteuren
Vooruitontvangen subsidies

Nog te betalen bedragen
- Beheerskosten
- Verzekeringen
- Overigen

Exploitatierekening (winst- en verliesrekening)

Inkomsten

Ledenbijdragen
Rente opbrengsten
Subsidie opbrengsten 
Overige inkomsten

Kosten

Dotatie (reservering) groot onderhoud
Onderhoud gemeenschappelijke delen

Verenigingskosten
- Administratie en beheer
- Bestuurskosten

Juridische kosten
Verzekeringen
Heffingen

Energiekosten (gas, water en elektra)

Exploitatieresultaat

Zie uitwerking jaarrekening voor VvE op basis van RGS.