De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentie(grootboek)nummer is gelegen in het feit dan we al decennia lang werken met een decimaal rekeningschema. En daarmee zijn we in Nederland natuurlijk niet uniek. Bij de opzet van een nieuw rekeningschema voor een administratie ligt het voor de hand om uit te gaan van een decimaal rekeningschema.

De decimale rekeningstructuur (decimaal rekeningschema) is binnen RGS als volgt opgebouwd via het Referentienummer:
- Positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek (01 – 99); bijv. “10 Liquide middelen”.
- Positie 3 en 4 voor de rubriek (01 – 99); bijv. “1001 Kasmiddelen”.
- Positie 5 en 6 voor de grootboekrekening (01 – 99); bijv. “100101 Grootboekrekening Kas”.
- Positie 7 als extensiecode (0 – 9). Extensies komen apart aan de orde.

Mutaties worden eveneens genummerd van 01 – 99, maar worden in het referentienummer achter de “.” gezet.

Dit laatste zou aansluiten bij de systematiek van verschillende rapportgeneratoren die splitscodes eveneens op die manier achter de punt zetten. Rapportagesoftware voor externe verslaggeving heeft model gestaan voor RGS.

Hoofdrubrieken en rubrieken worden achter hun nummer voorzien van nullen zodat alle nummers uit zeven posities bestaan.

Bovenstaande wijkt af van de documentatie "Beschrijving velddefinities RGS" volgens de website Referentiegrootboekschema.nl.
Op deze laatste website staat het volgende:

"positie 7 en 8 voor de mutatie binnen de grootboekrekening: hierbinnen kan ook verder worden doorgenummerd als voor mutaties verschillende transactiesoorten moeten worden onderscheiden;
positie 9 voor de extensiecode van de grootboekrekening."

Zie ook de aanvulling onderaan dit onderwerp. 

Bij uitbreiding van RGS kan het referentiegrootboeknummer aangepast worden (bijvoorbeeld bij het invoegen van nieuwe grootboekrekeningen). Door dit laatste is het gebruik van de referentiecode altijd nodig voor een toekomstbestendige koppeling tussen een rekeningschema binnen een administratie en het RGS.

Om dit laatste te verduidelijken volgt een voorbeeld:
Wordt bijvoorbeeld gewerkt met rekening ‘1300’ voor ‘handelsdebiteuren’ binnen een decimaal rekeningschema, dan wordt bij deze rekening een koppeling gemaakt naar referentiecode ‘BVorDebHad’ en niet naar referentiegrootboeknummer ‘13011’.

Wordt voor een administratie een nieuw rekeningschema opgezet met als voorbeeld RGS dan kan rekening 13011 gekozen worden voor ‘handelsdebiteuren’, maar moet voor een koppeling met RGS toch een verwijzing opgenomen worden naar referentiecode ‘BVorDebHad’. Want binnen RGS zou rekening 13011 in de toekomst wel eens een andere betekenis kunnen krijgen.

Uiterst ongewenst volgens ons.

Let op:
“In praktijk was het RGS referentienummer in het RGS schema opgenomen om een logische volgorde te bewerkstelligen. De RGS code zelf heeft door zijn opbouw (BMvaTer = b.v. Terreinen) geen structuur om dit te realiseren.

De beheergroep beseft zich echter terdege dat in de praktijk men het referentienummer wel is gaan gebruiken als een rekeningschema.

Daarom is ervoor gekozen de oude referentienummers geen geweld aan te doen en deze zoveel als mogelijk overeind te houden. Nieuwe codes met hun referentienummers zijn zoveel mogelijk binnen de structuur ingepast.

Wel dient vermeld te worden dat het referentienummer vanaf RGS3.0 niet meer het karakter van sorteeritem in zich heeft. Hiervoor is het nieuwe element “sortering” opgenomen”.

Bron: RGS beheergroep.

Eigen rekeningschema op basis van RGS
Dat het refentienummer niet meer het karakter heeft van een sorteeritem (het opleveren van een decimaal rekeningschema) zijn wij het  niet mee eens. Het referentienummer biedt namelijk bij uitstek de mogelijkheid om ook bij RGS te werken met een decimaal rekeningschema. En om een eigen rekeningschema op te zetten op basis van RGS. 

Al in het eerste openbare (werk)document over RGS (18 mei 2012) staat het volgende:
"Zo werd tijdens de SBR-regiodagen in 2010 en 2011 meerdere keren door aanwezige accountants de vraag gesteld 'Waarom de overheid niet zoiets als een gecoördineerd rekeningenschema introduceert'. Daarnaast zijn er de positieve geluiden uit landen als België en Portugal over soortgelijke in praktijk gebrachte initiatieven.".

Hiervoor is al genoemd dat de RGS-code ongeschikt is als sorteeritem.

Aanvullend

Extra toelichting afkomstig van Beschrijving velddefinities RGS op de website Referentiegrootboekschema.nl.
(stand oktober 2021)

De volgnummering is in beginsel systematisch, beginnend bij 01, zodat er binnen een hoofdrubriek maximaal plaats is voor 99 verschillende rubrieken, binnen een rubriek plaats is voor maximaal 99 verschillende grootboekrekeningen enz.

Sluitrekeningen, zoals doorberekende kosten krijgen het laatste volgnummer: 99.

De beginbalans is geen mutatie; deze wordt geboekt op de grootboekrekeningen eindigend op 000. Desgewenst kan men kiezen om mutaties ook hierop te boeken, waardoor feitelijk voor het vereenvoudigde referentie grootboekschema (zonder mutaties) wordt geopteerd.

Binnen RGS zijn alleen mutaties binnen balansrekeningen gedefinieerd; desgewenst kunnen verschillende transactie- of boekingstypen met hergebruik van bestaande referentiecodes ook op het niveau van de winst-en-verliesrekening worden toegepast.

Standaard staat de extensiecode op de negende positie in RGS op '0'.