Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS uitleg en beheer

Wiki RGS uitleg en beheer > RGS uitleg algemeen

RGS (Grootboek) Referentienummer toegelicht

De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentie(grootboek)nummer is gelegen in het feit dan we al decennia lang werken met een decimaal rekeningschema. En daarmee zijn we in Nederland natuurlijk niet uniek. Bij de opzet van een nieuw rekeningschema voor een administratie ligt het voor de hand om uit te gaan van een decimaal rekeningschema.

De decimale rekeningstructuur (decimaal rekeningschema) is binnen RGS als volgt opgebouwd via het Referentienummer:
- Positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek (01 – 99); bijv. “10 Liquide middelen”.
- Positie 3 en 4 voor de rubriek (01 – 99); bijv. “1001 Kasmiddelen”.
- Positie 5 en 6 voor de grootboekrekening (01 – 99); bijv. “1001010 Grootboekrekening Kas”.
- Positie 7 als extensiecode (0 – 9). Extensies komen apart aan de orde.

Mutaties worden eveneens genummerd van 01 – 99, maar worden in het referentienummer achter de “.” Gezet.

Dit laatste zou aansluiten bij de systematiek van verschillende rapportgeneratoren die splitscodes eveneens op die manier achter de punt zetten. We gaven al eerder aan dat rapportagesoftware voor externe verslaggeving model heeft gestaan voor RGS.

Hoofdrubrieken en rubrieken worden achter hun nummer voorzien van nullen zodat alle nummers uit zeven posities bestaan.

Bij uitbreiding van RGS kan het referentiegrootboeknummer aangepast worden (bijvoorbeeld bij het invoegen van nieuwe grootboekrekeningen). Door dit laatste is het gebruik van de referentiecode altijd nodig voor een toekomstbestendige koppeling tussen een rekeningschema binnen een administratie en het RGS.

Om dit laatste te verduidelijken volgt een voorbeeld:
Wordt bijvoorbeeld gewerkt met rekening ‘1300’ voor ‘handelsdebiteuren’ binnen een decimaal rekeningschema, dan wordt bij deze rekening een koppeling gemaakt naar referentiecode ‘BVorDebHad’ en niet naar referentiegrootboeknummer ‘1101010’.

Wordt voor een administratie een nieuw rekeningschema opgezet met als voorbeeld RGS dan kan rekening 1101010 gekozen worden voor ‘handelsdebiteuren’, maar moet voor een koppeling met RGS toch een verwijzing opgenomen worden naar referentiecode ‘BVorDebHad’. Want binnen RGS zou rekening 1101010 in de toekomst wel eens een andere betekenis kunnen krijgen. Uiterst ongewenst volgens ons.

Let op:

In praktijk was het RGS referentienummer in het RGS schema opgenomen om een logische volgorde te bewerkstelligen. De RGS code zelf heeft door zijn opbouw (BMvaTer = b.v. Terreinen) geen structuur om dit te realiseren.

De beheergroep beseft zich echter terdege dat in de praktijk men het referentienummer wel is gaan gebruiken als een rekeningschema.

Daarom is ervoor gekozen de oude referentienummers geen geweld aan te doen en deze zoveel als mogelijk overeind te houden. Nieuwe codes met hun referentienummers zijn zoveel mogelijk binnen de structuur ingepast.

Wel dient vermeld te worden dat het referentienummer vanaf RGS3.0 niet meer het karakter van sorteeritem in zich heeft. Hiervoor is het nieuwe element “sortering” opgenomen”.

Bron: RGS beheergroep.

 


Deze WIKI RGS is in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.