Hoe RGS opgenomen wordt in de boekhouding is voor een deel afhankelijk van de mogelijkheden die aanwezige boekhoudsoftware biedt. We zetten enkele alternatieven op een rij.

1. Een bestaand rekeningschema zelf koppelen aan de corresponderende RGS-codes.
   
   De administrateur koppelt iedere grootboekrekening handmatig aan de corresponderende RGS-code. De bedoeling is dat gekoppeld wordt op niveau 4, zijnde de grootboekrekeningen. Een aantal leveranciers van boekhoudsoftware controleert hier ook (terecht) op.
   
   In de praktijk ziijn er ook boekhoudpakketten waarbij grootboekrekeningen gekoppeld kunnen worden aan niveau 2 en 3 van RGS (rekeninggroepen). Vanuit RGS MKB wordt dit afgeraden, omdat je dan later een specificatie kan missen. 
   Stel je boekt op de RGS-groep "Salarisverwerking" op niveau 3, dus mis je een uitsplitsing naar bijvoorbeeld Netto lonen, Te betalen vakantiegeld en Gratificaties (allen op niveau 4). 
   
   En er ziijn boekhoudpakketten waarbij grootboekrekeningen gekoppeld kunnen worden aan niveau 5 van RGS (mutaties). Vanuit RGS MKB wordt echter alleen niveau 4 ondersteund. Vanwege de complexiteit van niveau 5 en het dan door elkaar lopen van rekeningen op niveau 4 en 5. 
     
2. Een bestaand rekeningschema (deels) automatisch laten koppelen door de leverancier van de boekhoudsoftware of via een dienstverlener.
   
   Feitelijk gaat het hier om dezelfde wijze als hiervoor genoemd onder 1.
   Alleen in dit geval wordt het rekeningschema zowel mogelijk automatisch gekoppeld aan de corresponderende RGS-codes. Het eventueel resterende deel moet dan nog handmatig gekoppeld worden en controle op de automatisch gekoppelde rekeningen is aanbevolen.
     
3. RGS-codes direct als rekeningschema gebruiken.
   
   In dit geval wordt het RGS-schema als uitgangspunt genomen voor een eigen rekeningschema. Zeker bij het opzetten van een nieuw rekeningschema een ideale gelegenheid om te uniformeren. 
   
   Het decimale rekeningschema van RGS MKB voor standaard RGS-codes t/m niveau 4 ondersteunt het werken met RGS als decimaal rekeningschema. Er is dan sprake van een 5-cijferig decimaal rekeningschema.
   
   Wij adviseren dan altijd te werken met een 6-cijferig rekeningschema, waarbij de laatste positie (1 t/m 9) gebruikt wordt voor 'eigen' rekeningen. Dit staat ook uitbreidingen van het standaard RGS MKB schema niet in de weg. 
   
   Voorbeeld standaard en eigen rekeningen:
   138390 Rekening-courant aandeelhouders
   138391 RC Pietersen
   138392 RC Jansen
   enz. (t/m 138399).
   Zie ook RGS als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie.  
     
4. Een rekeningschema van de leverancier gebruiken dat onderwater al volledig is gekoppeld aan RGS.
   
   In dit geval wordt gebruik gemaakt van een rekeningschema dat geleverd wordt door de leverancier van de boekhoudsoftware. Dat rekeningschema heeft de leverancier dan al volledig gekoppeld aan RGS.

Aandachtspunten:

Enkele aandachtspunten bij het koppelen van RGS aan de boekhouding zijn: 

1. Controleer achteraf altijd dat ALLE grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan RGS. Anders leidt dat ongetwijfeld tot verschillen bij het rapporteren op basis van RGS.
2. Zorg ervoor dat nieuwe rekeningen altijd direct gekoppeld worden aan RGS.
3. Zorg dat een rekeningschema altijd is gekoppeld aan de meest recente operationele versie van RGS.

We verwijzen expliciet nog even naar de RGS Ready kenmerken.