Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de administratie

Wiki RGS in de administratie > RGS in de boekhouding

RGS als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie

Het RGS kent naast de unieke RGS-codes, die bestaan uit letters (met soms een aanvulling van cijfers om een reeks aan te duiden), ook het grootboek referentienummer dat is opgebouwd uit cijfers, geheel conform een decimaal rekeningschema met de rubrieken 0 t/m 9. Hierdoor kan RGS ook eenvoudig ingezet worden als eigen decimaal grootboekschema. 

Om te beginnen zijn er organisaties die naar volle tevredenheid werken met een eigen decimaal rekeningschema en de grootboekrekeningen daarvan gekoppeld hebben aan de corresponderende RGS-codes. In dat geval kun je RGS beschouwen als een koppelschema, niet meer en niet minder.

Door de aanwezigheid van het grootboek referentienummer in RGS kun je er als organisatie ook voor kiezen om RGS direct in te zetten als decimaal rekeningschema. Boekhoudpakketten werken met een decimaal rekeningnummer en daar is RGS door het grootboek referentienummer prima op afgestemd. 

Je neemt dan RGS over in je grootboekschema op basis van het referentienummer (dus conform het decimaal rekeningschema). Rekeningen die je niet gaat gebruiken kun je weg laten, maar later natuurlijk eenvoudig toevoegen.
Dat kun je doen als je als organisatie:  

  1. Net bent gestart en op zoek naar een passend decimaal rekeningschema. Ook als accountants- of administratiekantoor en natuurlijk als leverancier van boekhoudsoftware!
      
  2. Toch niet zo tevreden bent over je huidige rekeningschema en een nieuwe start wilt maken.
       
  3. Je ontzorgd wilt worden als het gaat om het onderhoud van een grootboekschema, ook als het gaat om bijvoorbeeld nieuwe  grootboekrekeningen als gevolg van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving. 

Maar ik heb nogal wat bedrijfseigen rekeningen voor extra inzicht in bijvoorbeeld kosten en opbrengsten?
Alles in één grootboek rekeningschema stoppen stamt uit de tijd ver in de vorige eeuw. Ieder modern en goed boekhoudpakket kan vandaag de dag prima omgaan met extra boekingsdimensies met op zijn minst kostenplaatsen. Daarmee kun je in de praktijk  grootboekrekeningen verbijzonderen naar bijvoorbeeld afdeling en product. En daarmee direct inzicht krijgen in kosten, opbrengst en resultaat per afdeling, product of andere indeling, zoals jij dat wilt zonder afbreuk te doen aan het standaard grootboek rekeningschema. Ook een goede subadministratie, zoals projecten, voorraad, inkoop, verkoop, service, etc. biedt in de regel gewenst inzicht in bedrijfsresultaten. En met standaard Business Analytics (BI) in huis heb je volgens mij niets meer te wensen. 

Andere voordelen die samenhangen met het gebruik maken van RGS als bedrijfseigen standaard rekeningschema zijn:

  1. Je hoeft je eigen rekeningschema niet meer apart te koppelen aan RGS.

  2. Je loopt niet het risico dat je rekeningen uit je eigen rekeningschema aan verkeerde RGS codes koppelt. Besef je hierbij dat een gemiddeld rekeningschema bestaat uit zo'n 200 rekeningen (bron: eerste openbare werkdocument RGS 2012), terwijl RGS op dit moment al uit meer dan 4.500 RGS-codes bestaat. Het risico van verkeerd koppelen is dan ook reëel aanwezig. 

  3. Comminicatie met andere organisaties over de boekhouding die gebruik maken van het zelfde RGS grootboek rekeningschema verloopt eenduidiger en daardoor efficiënter. Persoonlijk vind ik rekening 400104 eenvoudiger communiceren dan "WPerLesLon". Met ook nog eens onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. Maar dat is nogmaals wel persoonlijk. Als je graag werkt met een codes als "BIvaCevCaeTvw" dan moet je dat natuurlijk vooral doen.

  4. Als je te maken hebt met een samenvoeging van bedrijven en bijvoorbeeld consolidatie kun je RGS voorschrijven als standaard decimaal rekeningschema. Dat voorkomt ook de discussie welk rekeningschema gekozen moet worden. 

Bovenstaande laat nogmaals onverlet dat als je erg tevreden bent met je huidige decimaal rekeningschema en je het koppelen van RGS niet als probleem ervaart je daar ook een prima keuze aan hebt.


LET OP:
Al een paar jaar probeert de RGS beheergroep het RGS referentienummer te verwijderen uit RGS. Sinds RGS 3.0 (16 november 2017) valt te constateren dat het RGS referentienummer niet volledig en correct is bijgehouden door diezelfde beheergroep. Zie RGS Niet ready. Men heeft indertijd de nadruk gelegd op een nieuwe RGS sorteercode en dit als volgt omschreven: "RGS 3.0 krijgt een logische indeling conform het Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ). Hiermee kan de softwareleverancier een logische tabel aan de gebruiker aanbieden, waarbij de volgorde van de RGS-codes gelijk is aan de volgorde van de jaarrekening posten.
Zie voor bovenstaande het RGS versiebeheer van RGS 3.0. 


Nog even een stukje historie over de RGS code versus het RGS referentienummer.

WPerLesLon
In plaats van de vertrouwde rekening 1000 (Kas) is binnen RGS de rekeningcode “BLimKasKas” gebruikt. Voor 1300 (debiteuren) kwam “BVorDebHad” in de plaats en voor 4100 (Loonkosten) werd “WPerLesLon” geïntroduceerd. Er werden dus groepjes van letters samengesteld om RGS-codes uniek te kunnen identificeren. Een rekeningschema uitdraaien op volgorde van deze RGS-codes levert niet echt een logische volgorde op, zoals we gewend zijn bij een decilmaal rekeningschema.

Door deze code is ook duidelijk dat niet bestaande decimale rekeningschema's model hebben gestaan voor het RGS, maar rapportagesoftware die al decennia werken met lettercodes. Het oorsponkelijke idee om XBRL-labels, eveneens bestaande uit lettercodes, op een eenvoudige manier te koppelen aan het grootboek bleek rond 2007 al te stranden bij het toemalige NTP initiatief (voorloper van SBR en RGS).

Dat laatste was trouwens de reden om in 2012 te komen tot de ontwikkeling van RGS. De toenmalige RGS gremia kozen echter, zoals hiervoor genoemd, bestaande modellen van rapportagesoftware als uitgangspunt met daarbij behorende lettercodes in plaats van een uniek decimaal rekeningnummer dat iedere boekhouder met de paplepel is ingegoten. In het eerder genoemde werkdococument over RGS uit 2012 wordt wel verwezen naar België en Portugal, waar ook gebruik wordt gemaakt van een decimaal rekeningschema.   

Als compromie werd uiteindelijk bereikt dat RGS naast iedere unieke referentiecode, opgebouwd uit groepjes van letters, ook werd voorzien van het RGS "Referentienummer", bestaande uit cijfers en geheel opgebouwd conform een decimaal rekeningschema. Met als enige restrictie dat het referentienummer in de toekomst zou kunnen wijzigen als dat echt noodzakelijk zou zijn. 

Wij gaan er vanuit dat als dat laatste aan de orde is er vooraf een uitgebreid onderzoek en analyse plaatsvindt met een uitgebreide marktconsultatie.
   


Deze WIKI RGS is in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.