Binnen een organisatie kunnen meerdere soorten van software aanwezig zijn. Zonder uitputtend te willen zijn noemen we de volgende situaties waarin sprake is van software: 1) Inbegrepen bij de aanschaf van een computer 2) Los aangeschafte software 3) Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik en 4) Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct. Voorgaande heeft betrekking op de afnemer van de software. We gaan ook kort in op de boekhoudkundige verwerking bij de leverancier van de software.

Boekhoudkundige verwerking gericht op de afnemer van software

Ad 1. Inbegrepen bij de aanschaf van een computer
Zoals een notebook waarop Windows al geïnstalleerd is als besturingssysteem. Het besturingssysteem maakt in dit geval feitelijk onderdeel uit van de aangeschafte computer en wordt niet apart opgenomen in de boekhouding.

Met het oog op investeringsregelingen kunnen soms meerdere kleine investeringen samen één bedrijfsmiddel vormen. De Belastingdienst noemt op haar website het volgende voorbeeld: “als u bijvoorbeeld voor uw onderneming een computer koopt van € 350 met een beeldscherm van € 150, een muis van  € 15 en een toetsenbord van € 25, vormt dit samen één bedrijfsmiddel van € 540”.

Voor de aanschaf van hardware (waaronder een computer) verwijzen we naar de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.
  

Ad 2. Los aangeschafte software
Zoals een office toepassing, boekhoudsoftware of een ERP-toepassing. In de praktijk is meestal sprake van een licentie, hetgeen wil zeggen dat de software eigendom blijft van de leverancier en de afnemer het gebruiksrecht verkrijgt.

Bij online software (die gebruikt wordt via internet) is standaard sprake van een abonnementsmodel.

Bij software die in één keer wordt afgenomen is sprake van vaste activa of kosten, e.e.a. afhankelijk van de aanschafwaarde. Zie de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

Ad 3. Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik
Een bekend voorbeeld is een webwinkel voor eigen gebruik. Met als doel om online producten te verkopen.

In dit geval kan software als een immaterieel actief in de balans opgenomen worden volgens de RJ (B1 - 104), indien:

1. Het waarschijnlijk is dat toekomstige economische voordelen m.b.t. de software zullen toekomen aan de rechtspersoon (de onderneming).
2. De kostprijs van het actief betrouwbaar vastgesteld kan worden.

De RJ noemt als voorbeeld software.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een onderzoeksfase en een ontwikkelingsfase.

Onderzoeksfase:
De onderzoekskosten worden hierbij niet opgenomen in de balans maar verwerkt als kosten in de winst & verliesrekening. De reden is dat in die fase nog niet aangetoond kan worden dat met de onderzoekskosten toekomstige economische voordelen behaald worden.

Ontwikkelingsfase:
De ontwikkelingskosten moeten geactiveerd worden als immateriële vaste activa als de volgende punten aangetoond worden:

1. De technische uitvoerbaarheid om de software te voltooien; zodanig dat het beschikbaar zal zijn voor gebruik of verkoop.
2. Het de intentie is van de ondernemingsleiding om de software te voltooien en te gebruiken of te verkopen.
3. Het vermogen de software te gebruiken of te verkopen.
4. Hoe de software waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren. Zo moet aangetoond worden dat er een markt bestaat voor de software of daarop betrekking hebbende diensten.
5. De beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en de software te kunnen gebruiken of te verkopen.

Eerste waardering op de balans vindt altijd plaats tegen kostprijs, zijnde de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bestaande uit directe kosten, overige kosten en overhead kosten. Hierna kan de software eventueel tegen actuele waarde gewaardeerd worden (BW 2:384 lid 1).

Immateriële vaste activa mag op grond van artikel 6 “Besluit actuele waarde” slechts worden gewaardeerd tegen de actuele waarde indien:

1. het actief op het moment van verkrijgen was opgenomen tegen kostprijs (de eerste waardering bij verkrijging) EN
   voor het actief een liquide markt bestaat.
2. Er is sprake van een liquide markt als de betreffende activa homogeen zijn, er op ieder willekeurig moment kopers en verkopers te vinden zijn die bereid zijn tot een transactie en de transactieprijzen publiekelijk bekend zijn.

Afschrijven:
Afschrijving vindt plaats vanaf het moment dat het actief gereed is voor in gebruikname (RJK B1 108).
Er wordt dus niet afgeschreven tijdens de ontwikkelingsfase.

Uitgaven na 1e verwerking
De RJ (RJK B1 107) geeft aan dat uitgaven na de 1e verwerking van een geactiveerd immaterieel actief als kosten worden verantwoorden, tenzij:

1. Het waarschijnlijk is dat de uitgaven zullen leiden tot een toename van de verwachte toekomstige economische voordelen; en
2. De vaststelling van de uitgaven en toerekening aan het actief op betrouwbare wijze kunnen geschieden.

ZZP en VOF:
Voor zover sprake is van immateriële activa is hetgeen hiervoor genoemd met name uitgewerkt voor BV’s, rekening houdend met het Burgerlijk Wetboek (BW2) en de richtlijnen volgens de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). Een eenmanszaak (waaronder zzp’er en vof) heeft alleen te maken met fiscale regelgeving, zoals de Wet op de inkomstenbelasting. Fiscaal mogen kosten van ontwikkeling ook opgenomen worden in de balans. Dus een ZZP'er en VOF kan kosten van ontwikkeling ook activeren op de balans en daarop afschrijven.

Ad 4. Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct
Zoals een factuur- of boekhoudprogramma.

Hiervoor geldt het zelfde als genoemde onder Ad 3. “Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik".
  

RGS-codes m.b.t. software

RGS kent de volgende codes, te gebruiken voor software:

Immateriële vaste activa:
Te gebruiken voor zelf ontwikkelde software (mits niet als kosten geboekt).
- BIvaKooVvp (01210) Verkrijgings- of vervaardigingsprijs kosten van ontwikkeling.
- BIvaKooCae (01250) Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen kosten van ontwikkeling.
- BIvaKooCuh (01270) Cumulatieve herwaarderingen kosten van ontwikkeling.

- BEivWerRgk (05161) Wettelijke reserve voor geactiveerde kosten van ontwikkeling.

Vaste activa:
Andere vaste bedrijfsmiddelen, zoals technische en administratieve uitrusting (BW2).
Te gebruiken voor aangeschafte software (mits niet direct als kosten geboekt).
- BMvaObeVvp (02201) Verkrijgings- of vervaardigingsprijs andere vaste bedrijfsmiddelen.
- BMvaObeCae (02205) Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen andere vaste bedrijfsmiddelen.
- BMvaObeCuh (02207) Cumulatieve herwaarderingen andere vaste bedrijfsmiddelen.

Kosten
Onderverdeeld naar:

Afschrijvingen:
- WAfsAivKoe (43105) Afschrijvingen kosten van ontwikkeling afschrijvingen op immateriële vaste activa.
- WAfsAmvObe (43225) Afschrijvingen Andere vaste bedrijfsmiddelen.

Boekresultaat:
- WAfsRviKoe (43505) Boekresultaat kosten van ontwikkeling.

Onderzoek en ontwikkeling:
- WBedOrgOeo (46215) Onderzoek en ontwikkeling organisatiekosten; voor zover bedoeld voor software. 

(Periodieke) softwarekosten:
- WBedVkkWeb (45670) Websitekosten
- WBedKanSof (46152) Kosten software abonnementen.
- WBedKanKoa (46150) Kosten automatisering. 

Suggesties voor het gebruik van andere RGS-codes voor het boeken van software zijn welkom.
   

Boekingsvoorbeelden

1. Eenmalige aanschaf van softwarelicentie
Stel ERP-software voor een aanschafwaarde van € 20.000 excl. BTW. Op basis van een inkoopfactuur wordt dan geboekt:

Voor afschrijving en eventuele herwaardering wordt verwezen naar de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.
  

2. Aanschaf software via abonnementsmodel
Stel boekhoudsoftware voor € 50 per maand exclusief BTW. Iedere maand wordt dan geboekt op basis van een inkoopfactuur:

Als het gaat om periodieke of andere kosten voor een website kent RGS ook de volgende RGS-code om betreffende kosten te boeken: WBedVkkWeb (45670) Websitekosten.
  

3. Zelf ontwikkelde software
Als het gaat om zelf ontwikkelde software die niet voldoet aan de eerder genoemde criteria (zie Ad. 3) dan worden de kosten direct ten laste van de Winst- en verliesrekening gebracht. Bijvoorbeeld via de rekening WBedKanKoa (46150) “Kosten automatisering” als het om software voor eigen gebruik gaat.

Een mogelijk alternatieve rekening is dan WBedOrgOeo (46215) “Onderzoek en ontwikkeling organisatiekosten”. Waarvoor deze rekening precies dient is echter niet duidelijk gemaakt binnen het standaard RGS-schema.

Als het gaat om zelf ontwikkelde software die wel voldoet aan de eerder genoemde criteria (zie Ad. 3) dan worden de kosten als volgt geboekt.

Als voorbeeld nemen we een zelf ontwikkelde webwinkel met als doel online producten te verkopen, waarbij de kosten als volgt zijn verdeeld:

Onderzoeksfase:
Deze uitgaven kunnen alleen als kosten op de winst- en verliesrekening geboekt worden. Bijvoorbeeld:
- Onderzoek naar template webwinkel;
- Opzet van een prototype door een derde partij;

Deze kosten komen dat terecht op de rekening:
WBedKanKoa (46150) “Kosten automatisering” OF
WBedOrgOeo (46215) “Onderzoek en ontwikkeling organisatiekosten”.

Ontwikkelingsfase:
Bijvoorbeeld:
- Op basis van template de webwinkel bouwen;
- Koppeling met betaalplatform realiseren;
- Testen en in productie name van de webwinkel.

Stel totaal (betrouwbaar) vastgesteld op € 20.000.
Deze kosten komen in aanmerking voor opname op de balans als bedrijfsmiddel (immateriële vaste activa).
Een en ander op de volgende rekening:
- BIvaKooVvp (01210) Verkrijgings- of vervaardigingsprijs kosten van ontwikkeling 20.000.
Met als tegenrekening een W&V-rekening als dekking voor de gemaakte kosten.

RGS kent ook de volgende rekening:
- BEivWerRgk (05161) Wettelijke reserve voor geactiveerde kosten van ontwikkeling.
Deze rekening is volgens ons van toepassing bij waardering tegen actuele waarde en sprake is van herwaardering. 
De wettelijke reserve neemt weer af al naar gelang de afschrijving die geboekt wordt.

Afschrijven
Voor afschrijving zie de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

Herwaarderen
Voor eventuele herwaardering zie de Wiki RGS en herwaardering van activa.

Boekresultaat
Een voorbeeld van boeken van het resultaat van een immaterieel actief is opgenomen bij de Wiki RGS en Concessies, vergunningen en intellectuele eigendom. 
  

Investeringsaftrek

Investeren in een bedrijfsmiddel kan in sommige situaties leiden tot een investeringsaftrek. Dat kan een extra overweging zijn om een bedrijfsmiddel te activeren (mits dat is toegestaan). Informeer voor dit laatste onder andere bij uw financieel adviseur en/of de Belastingdienst.
 

Boekhoudkundige verwerking gericht op de afnemer van software

Bij software gaat het om intellectueel eigendom van de producent. 
Software wordt via een licentie overeenkomst aangeboden aan afnemers.

Bij het toezeggen om een licentie te verlenen kan volgens de RJ (270.113) sprake zijn van de (licentie)verkoop van een goed of van een dienst.  

Als het gaat om een licentie voor het gebruik van software en de afnemer ontvangt periodiek updates van die software, dan is sprake van een dienst.

SAAS
Bij het aanbieden van software (als een licentie) om in de cloud te gebruiken op een door de leverancier beschikbaar gestelde hostingomgeving spreken we van Software as a Service (SAAS). Het gebruik van de software wordt dan ook beschouwd als een dienst (volgens RJ 270 Bijlage 1. De opbrengst wordt dan verantwoord naar rato van de verrichte prestaties. In de praktijk wordt software via het SAAS model periodiek gefactureerd en dan ook geboekt als omzet.

Maatwerksoftware
In dit geval wordt de opbrengst in beginsel verwerkt al naar gelang de voortgang van de werkzaamheden. Als de betaling afhankelijk is van de acceptatie van goed werkende software, en als acceptatie niet zeker is, wordt opbrengst pas verwerkt als waarschijnlijk is dat acceptatie zal plaatsvinden, aldus de RJ. 
Zie RJ 270 Bijlage 1 art 23).