Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de boekhouding

Wiki RGS in de boekhouding > RGS in de boekhouding soorten van boekingen

RGS en Software opnemen in de boekhouding

Binnen een organisatie kunnen meerdere soorten van software aanwezig zijn. Zonder uitputtend te willen zijn noemen we de volgende situaties waarin sprake is van software: 1) Inbegrepen bij de aanschaf van een computer 2) Los aangeschafte software 3) Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik en 4) Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct.

Ad 1. Inbegrepen bij de aanschaf van een computer
Zoals een notebook waarop Windows al geïnstalleerd is als besturingssysteem. Het besturingssysteem maakt in dit geval feitelijk onderdeel uit van de aangeschafte computer en wordt niet apart opgenomen in de boekhouding.

Met het oog op investeringsregelingen kunnen soms meerdere kleine investeringen samen één bedrijfsmiddel vormen. De Belastingdienst noemt op haar website het volgende voorbeeld: “als u bijvoorbeeld voor uw onderneming een computer koopt van € 350 met een beeldscherm van € 150, een muis van  € 15 en een toetsenbord van € 25, vormt dit samen één bedrijfsmiddel van € 540”.

Voor de aanschaf van hardware (waaronder een computer) verwijzen we naar de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.
  

Ad 2. Los aangeschafte software
Zoals een office toepassing, boekhoudsoftware of een ERP-toepassing. In de praktijk is meestal sprake van een licentie, hetgeen wil zeggen dat de software eigendom blijft van de leverancier en de afnemer het gebruiksrecht verkrijgt.

Bij online software (die gebruikt wordt via internet) is standaard sprake van een abonnementsmodel.

Bij software die in één keer wordt afgenomen is sprake van vaste activa of kosten, e.e.a. afhankelijk van de aanschafwaarde. Zie de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

Ad 3. Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik
Een bekend voorbeeld is een webwinkel voor eigen gebruik. Met als doel om online producten te verkopen.

In dit geval kan software als een immaterieel actief in de balans opgenomen worden volgens de RJ (B1 - 104), indien:

  1. Het waarschijnlijk is dat toekomstige economische voordelen m.b.t. de software zullen toekomen aan de rechtspersoon (de onderneming).
  2. De kostprijs van het actief betrouwbaar vastgesteld kan worden.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een onderzoeksfase en een ontwikkelingsfase.

Onderzoeksfase:
De onderzoekskosten worden hierbij niet opgenomen in de balans maar verwerkt als kosten in de winst & verliesrekening. De reden is dat in die fase nog niet aangetoond kan worden dat met de onderzoekskosten toekomstige economische voordelen behaald worden.

Ontwikkelingsfase:
De ontwikkelingskosten moeten geactiveerd worden als immateriële vaste activa als de volgende punten aangetoond worden:

  1. De technische uitvoerbaarheid om de software te voltooien; zodanig dat het beschikbaar zal zijn voor gebruik of verkoop.
  2. Het de intentie is van de ondernemingsleiding om de software te voltooien en te gebruiken of te verkopen.
  3. Het vermogen de software te gebruiken of te verkopen.
  4. Hoe de software waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren. Zo moet aangetoond worden dat er een markt bestaat voor de software of daarop betrekking hebbende diensten.
  5. De beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en de software te kunnen gebruiken of te verkopen.

Eerste waardering op de balans vindt altijd plaats tegen kostprijs, zijnde de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bestaande uit directe kosten, overige kosten en overhead kosten. Hierna kan de software eventueel tegen actuele waarde gewaardeerd worden (BW 2:384 lid 1).

Immateriële vaste activa mag op grond van artikel 6 “Besluit actuele waarde” slechts worden gewaardeerd tegen de actuele waarde indien:

  1. het actief op het moment van verkrijgen was opgenomen tegen kostprijs (de eerste waardering bij verkrijging) EN
    voor het actief een liquide markt bestaat.
  2. Er is sprake van een liquide markt als de betreffende activa homogeen zijn, er op ieder willekeurig moment kopers en verkopers te vinden zijn die bereid zijn tot een transactie en de transactieprijzen publiekelijk bekend zijn.

Afschrijven:
Dit zal in de regel plaatsvinden als het product gereed is voor gebruik. Er wordt dan niet afgeschreven tijdens de ontwikkelingsfase.

Wettelijke reserve:
Voor geactiveerde kosten van ontwikkeling moet een wettelijke reserve gevormd worden.

ZZP en VOF:
Voor zover sprake is van immateriële activa is hetgeen hiervoor genoemd met name uitgewerkt voor BV’s, rekening houdend met het Burgerlijk Wetboek (BW2) en de richtlijnen volgens de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). Een eenmanszaak (waaronder zzp’er en vof) heeft alleen te maken met fiscale regelgeving, zoals de Wet op de inkomstenbelasting. 

Ad 4. Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct
Zoals een factuur- of boekhoudprogramma.

Hiervoor geldt het zelfde als genoemde onder Ad 3. “Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik.


COMPLETE CASUS

De complete casus bevat tevens:

  1. De RGS-codes die gebruikt kunnen worden voor software in de diverse varianten;
  2. Boekingsvoorbeelden met aanduiding van de mogelijke RGS-codes.
  3. Enkele openstaande vragen. 

Direct opvragen casus "Software opnemen in de boekhouding" (PDF).


Deze WIKI RGS is continu in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.