Onder de noemer "RGS casus" is nu een document aanwezig om concreet weer te geven op welke wijze vaste activa en afschrijvingen gekoppeld kunnen worden aan corresponderende RGS-codes uit het Referentie Grootboek Schema.

Allereerst hetgeen het Burgelijk Wetboek meldt over vaste activa (Artikel 368 Burgerlijk Wetboek Boek 2):

1. Het verloop van elk der posten, behorende tot de vaste activa, gedurende het boekjaar wordt in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken:

1. de boekwaarde aan het begin van het boekjaar;
2. de som van de waarden waartegen de in het boekjaar verkregen activa zijn te boek gesteld, en de som van de boekwaarden der activa waarover de rechtspersoon aan het einde van het boekjaar niet meer beschikt;
3. de herwaarderingen over het boekjaar overeenkomstig artikel 390 lid 1;
4. de afschrijvingen, de waardeverminderingen en de terugneming daarvan over het boekjaar;
5. de boekwaarde aan het einde van het boekjaar.

2. Voorts worden voor elk der posten behorende tot de vaste activa opgegeven:

1. de som der herwaarderingen die betrekking hebben op de activa welke op de balansdatum aanwezig zijn;
2. de som der afschrijvingen en waardeverminderingen op de balansdatum.

Om aan bovenstaande te voldoen adviseren wij altijd te werken met een subadministratie "vaste activa en afschrijvingen".
Van een goed boekhoudpakket mag verondersteld worden dat een dergeljke subadministratie aanwezig is.

RGS casus
De casus kent de volgende uitgangspunten:

1. De vaste activa administratie is een sub administratie van het grootboek.
2. Winst uit onderneming voor de aangifte IB (norm: aangifte 2019), gespecificeerd naar:
   a. Goodwill;
   b. Overige immateriële vaste activa;
   c. Gebouwen en terreinen;
   d. Machines en installaties;
   e. Overige materiële vaste activa.
3. RGS-niveau 4 wordt beschouwd als niveau dat gebaseerd is op grootboekrekeningen.
4. RGS-niveau 5 wordt beschouwd als niveau dat gebaseerd is op mutaties.

Er is een oplossing uitgewerkt voor “materiële vaste activa > machines en installaties”, waarbij het in eerste instantie de bedoeling is dat duidelijk is welke RGS-codes gekoppeld zijn aan de gebruikte grootboekrekeningen in relatie tot de vaste activa. 

Met uitgewerkte journaalposten op grootboekniveau voor:

1. Aanschaf van materiële vaste activa.
2. Afschrijving van materiële vaste activa.
3. Afstoting met boekverlies.
4. Afstoting met boekwinst.
5. Herwaardering; met het vormen van een herwaarderingsreserve en een latente belastingvoorziening.
6. Afschrijving en periodieke realisatie van de herwaardering. 

Tevens bevat de casus enkele openstaande punten.

Interessant in relatie tot vaste activa is ook brochure “Actuele kostprijs in de praktijk” (2017), uitgebracht door de NBA, gericht op vastgoed. Dit laatste staat als volgt aangeduid in de brochure: “Vanwege het specifieke karakter richt deze brochure zich primair op vastgoed, maar hij kan ook relevant zijn voor andere activa die op actuele kostprijs worden gewaardeerd”. Ons advies aan de NBA is om waar van toepassing ook de onderliggende boekingen in de administratie uit te werken en de daarvoor van toepassing zijnde koppelingen met RGS. Zo wordt de brug van boekhouding naar rapportage gelegd.  

Oproep
Opmerkingen, verdere input en andere oplossingsalternatieven (deze laatste mits volledig uitgewerkt) zijn van harte welkom.
Deze kunnen gemaild worden aan rgs@gbned.nl. 

Opvragen casus
RGS casus vaste activa en afschrijvingen (PDF).

Verwijzingen

• Wiki Boekhoudpakketten, vaste activa administratie en afschrijvingen.