Hier wordt uitleg gegeven hoe vaste activa wordt geregistreerd op basis van RGS op basis van de historische kostprijs en op basis van actuele kostprijs. Met afschrijvingen, herinvestering, herwaardering en bijzondere  waardevermindering. Het betreft zowel de immateriële vaste activa (goodwill, kosten van ontwikkeling) als de materiële vaste activa (zoals gebouwen, machines, transportmiddelen en inventaris). 
  

Belastingdienst

De Belastingdienst kent de volgende bronnen:

• Wat is afschrijven.
• Afschrijving bedrijfspand voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting; zie hierover hetgeen dat is genoemd bij de rekening "Cumulatieve afschrijvingen bedrijfsgebouwen".

De Belastingdienst meldt het volgende:

"Omdat bedrijfsmiddelen een aantal jaren meegaan, mag u niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. In plaats daarvan moet u afschrijven. Dat houdt in dat u de kosten verdeelt over de jaren waarin u het bedrijfsmiddel gebruikt. Elk jaar kunt u dus een deel van de kosten aftrekken. Koopt u een bedrijfsmiddel voor minder dan € 450? (2021) Dan trekt u het bedrag wel in 1 keer af als kosten".

Startende ondernemers mogen onder voorwaarden gebruik maken van de mogelijkheid om willekeurig af te schrijven ten behoeve van liquiditeits- en rentevoordelen. Willekeurige afschrijving is niet toegestaan voor vastgoedbeleggingen.
  

Alleen voor Vennootschappen (BV of NV)

Het Burgelijk Wetboek meldt over vaste activa (Artikel 368 Burgerlijk Wetboek Boek 2) het volgende:

1. Het verloop van elk der posten, behorende tot de vaste activa, gedurende het boekjaar wordt in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken:

1. de boekwaarde aan het begin van het boekjaar;
     
2. de som van de waarden waartegen de in het boekjaar verkregen activa zijn te boek gesteld, en de som van de boekwaarden der activa waarover de rechtspersoon aan het einde van het boekjaar niet meer beschikt;
     
3. de herwaarderingen over het boekjaar overeenkomstig artikel 390 lid 1; "Waardevermeerderingen van materiële vaste activa, immateriële vaste activa en voorraden die geen agrarische voorraden zijn, worden opgenomen in een herwaarderingsreserve...".
     
4. de afschrijvingen, de waardeverminderingen en de terugneming daarvan over het boekjaar;
     
5. de boekwaarde aan het einde van het boekjaar.

2. Voorts worden voor elk der posten behorende tot de vaste activa opgegeven:

1. de som der herwaarderingen die betrekking hebben op de activa welke op de balansdatum aanwezig zijn;
2. de som der afschrijvingen en waardeverminderingen op de balansdatum.
     

Subadministratie MVA

Om aan bovenstaande te voldoen adviseren wij altijd te werken met een subadministratie "Materiële Vaste Activa".
Van een goed boekhoudpakket mag verondersteld worden dat een dergeljke subadministratie aanwezig is.
Zie Wiki Boekhoudpakketten, vaste activa administratie en afschrijvingen.
   

RGS casus machines en installaties

De casus kent de volgende uitgangspunten:

1. Er is sprake van historische kostprijs (de aanschafprijs). Dit voldoet fiscaal (en eventueel commercieel).
2. De vaste activa administratie is een sub administratie van het grootboek.
3. RGS-niveau 4 wordt beschouwd als niveau dat gebaseerd is op grootboekrekeningen.

Er is een oplossing uitgewerkt voor “materiële vaste activa > machines en installaties”, waarbij het in eerste instantie de bedoeling is dat duidelijk is welke RGS-codes gekoppeld zijn aan de gebruikte grootboekrekeningen in relatie tot de vaste activa. 

Met uitgewerkte journaalposten op grootboekniveau voor:

1. Aanschaf van materiële vaste activa.
2. Afschrijving van materiële vaste activa.
3. Afstoting met boekverlies.
4. Afstoting met boekwinst.
   
   Herwaardering hieronder (5 en 6) is alleen van toepassing bij hanteren van actuele waarde (i.p.v. historische kostprijs)
5. Herwaardering; met het vormen van een herwaarderingsreserve en een latente belastingvoorziening.
6. Afschrijving en periodieke realisatie van de herwaardering. 
    
7. Bijzondere waardevermindering.

1. Aanschaf

Naam: 3D printer
Aanschafdatum: 1-7-20XX
Aanschafprijs: 30.000 euro.
Restwaarde: 3.000 euro.
Looptijd afschrijving: 60 maanden.
BTW buiten beschouwing gelaten.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

2. Afschrijving

(Aanschafwaarde minus restwaarde) / looptijd in maanden.
(30.000 -/- 3.000) / 60 = 450 euro (per maand). 

Dat levert de volgende boeking op voor elk van de maanden juli t/m december:
(totaal over de 6 maanden 2.250 euro).

3. Afstoting met boekverlies

Verkoop van de 3D printer op 1-7-20XX+2 voor een bedrag van 15.000 euro, exclusief BTW.
Afgeschreven is inmiddels een bedrag van 24 (maanden) x 450 euro = 10.800 euro.
De boekwaarde op datum verkoop bedraagt dan 30.000 -/- 10.800 = 19.200 euro.
Er is een boekverlies van 19.200 -/- 15.000 = 4.200.euro.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Het resultaat is dat:
- BMvaMeiVvp (Machines en installaties, verkrijgingsprijs) op nul loopt.
- BMvaMeiCae (Machines en installaties, cumulatieve afschrijving) op nul loopt.
- WAfsRvmMei (Boekresultaat Machines en installaties) 4.200 euro aan kosten geeft. 

BTW
De rekeningen omzet en inkoopwaarde hebben we gekozen om de omzet en en btw-aangifte aan te laten sluiten (rondrekening). 
De rekening inkoopwaarde zorgt er dan voor dat er feitelijk geen resultaat is uit verkopen. Het resultaat komt namelijk tot stand op de rekening boekresultaat.
Andere suggesties voor deze boeking zijn welkom.

Let op:
Er moet mogelijk nog rekening gehouden worden met een desinvesteringsbijtelling over 30.000 -/- 15.000 = 15.000 euro.
Desinvesteringsbijtelling kan van toepassing voor de inkomstenbelasting omdat het actief binnen 5 jaar is afgestoten.

De Belastingdienst meldt hierover:
“U bent verplicht een deel van de aftrek terug te betalen als u aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:

• U verkoopt of schenkt de bedrijfsmiddelen binnen 5 jaar na het begin van het kalenderjaar waarin u de investering deed.
• De waarde van die bedrijfsmiddelen is gezamenlijk hoger dan 2.300 euro (2019) of 2.400 euro (2020 en 2021)”.

In ons geval is boekwaarde van de printer 19.200 euro en dus hoger dan genoemde bedragen hiervoor. Er zou dan sprake zijn van een desinvesteringsbijtelling als deze printer als enige wordt afgestoten.

4. Afstoting met boekwinst

Als in voorgaande voorbeeld de 3D printer is verkocht voor 25.000 euro dan is geen sprake van een boekverlies, maar sprake van een boekwinst, te weten 19.200 -/- 25.000 =  -5.800 euro. 

Voorgaande boeking wordt dan:

BTW
Zie opmerking bij boekveries.

Herinvesteringsreserve
(tot de vorige eeuw was sprake van een vervangingsreserve).
Als alternatief voor het boekresultaat kan het bedrag van € -5.800 ook aangewend worden als herinvesteringsreserve (HIR).
Uitsluitend fiscaal!
RGS code WAfsRvmMei (43620) wordt dan: BEivFirHer (05301).

ZZP, eenmanszaak (VOF):
De Belastingdienst meldt het volgende over de herinvesteringsreserve:
“U mag de boekwinst op bedrijfsmiddelen opnemen in de herinvesteringsreserve. Voorwaarde is dat u op de balansdatum een voornemen hebt om te herinvesteren in een bedrijfsmiddel. En het moet gaan om bedrijfsmiddelen die u hebt ‘vervreemd’. Daarvan is sprake als u een bedrijfsmiddel verkoopt. Maar ook als u een bedrijfsmiddel verliest, of als het beschadigd raakt. Gaat u herinvesteren? Boek dan de gereserveerde boekwinst als een 1e afboeking op de aanschafprijs van het aangeschafte bedrijfsmiddel. Door de afboeking mag de boekwaarde van het nieuwe bedrijfsmiddel niet lager worden dan de boekwaarde van het vervreemde bedrijfsmiddel op het moment van vervreemding. Het restant van de reserve kunt u afboeken op een eventuele volgende investering die u binnen de herinvesteringstermijn doet. De afboeking verlaagt de afschrijvingsbasis van het nieuwe bedrijfsmiddel”.
Zie website Belastingdienst voor een nadere specificatie.

Vennootschap (BV):
Een herinvesteringsreserve is commercieel niet toegestaan. 
Er is dan een verschil tussen de fiscale- en commerciële winstberekening.
Voor herinvesteringsreserve zie artikel “Verwerking van een herinvesteringsreserve in de jaarrekening”, door John Weerdenburg, 7 mei 2019, Accountant.nl.

Uit genoemd artikel noemen we speciaal:

• In een commerciële jaarrekening is een HIR niet zichtbaar. Opbrengst als bijzondere baten naar de W&V-rekening. Dus is sprake van winst. Zie de journaalpost hiervoor. 
• In een jaarrekening op fiscale grondslag is de HIR zichtbaar onder EV. Fiscaal is er geen winst.

5. Herwaardering vaste activa (naar boven)

Vennootschap (BV):
(Onderstaande 5 én 6 is alleen van toepassing als een BV op commerciële grondslagen rapporteert tegen actuele waarde.
Verondersteld wordt dat in de meeste gevallen een BV in de categorie micro en klein rapporteert op basis van historische kostprijs, waarbij onderstaande nadrukkelijk NIET van toepassing is).

Stel dat precies 3 jaar later een herwaardering plaatsvindt en dat de actuele inkoopprijs inmiddels 40.000 euro bedraagt.
Afgeschreven is inmiddels een bedrag van 36 (maanden) x 450 = 16.200 euro.
De boekwaarde bedraagt dan 30.000 -/- 16.200 = 13.800 euro.
De restwaarde van 3.000 euro na 5 jaar laten we ongewijzigd voor dit voorbeeld.

De inkoopwaarde is precies 33,3% gestegen (40.000 -/- 30.000 / 30.000), oftewel 10.000 euro.
De cumulatieve afschrijving moet dan ook met 33,3% verhoogd worden, oftewel (33,3% van 16.200) met 5.346 euro.
Totale cumulatieve afschrijving bedraagt dan (16.200 + 5.346), oftewel 21.546 euro.

De actuele kostprijs bedraag op dat moment (40.000 -/- 21.546) 18.454 euro.
Er is dan sprake van een herwaardering van (18.454 -/- 13.800) 4.654 euro.

In het bedrag van de herwaardering moet rekening gehouden worden met een latente belastingverplichting.
Het VPB-tarief stellen we op dat moment op 15% over 4.654 euro, oftewel 698 euro.
Als herwaarderingsreserve blijft dan 3.956 euro over.

Deze verhoging van de afschrijving (inhaalafschrijving) en herwaardering leidt dan tot de volgende boekingen:

In de "Wiki RGS Vastgoed voor eigen gebruik en vastgoedbeleggingen" is bovenstaande overeenkomstig specifiek uitgewerkt voor vastgoed.
  

6. Afschrijving en periodieke realisatie van de herwaardering

De afschrijving komende 2 jaar bedraagt (18.454 -/- 3.000) 15.454 euro. Oftewel per jaar 7.727 euro.
De herwaarderingsreserve komende 2 jaar bedraagt (3.956 / 2) 1.978 euro per jaar.
Voorziening latente belastingvoorziening komende 2 jaar bedraagt (698 / 2) 349 euro per jaar.

Jaarlijks wordt dan geboekt:

In de "Wiki RGS Vastgoed voor eigen gebruik en vastgoedbeleggingen" is bovenstaande overeenkomstig specifiek uitgewerkt voor vastgoed.
  

7. Bijzondere waardevermindering.

Een bijzondere waardevermindering van vaste activa mag plaatsvinden als de realiseerbare waarde lager is dan de boekwaarde van een actief. DIt is zowel van toepassing bij rapportage op fiscale grondslagen als bij rapportage op commerciële grondslagen. Een bijzondere waardevermindering kan dan ook van toepassing zijn voor de aangifte IB als VPB.

Artikel 387 Burgerlijk Wetboek Boek 2 (lid 3) Bij de waardering van de vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Bij de waardering van de financiële vaste activa mag in ieder geval met op de balansdatum opgetreden waardevermindering rekening worden gehouden.

Bij vaste activa wordt de afboeking weer ongedaan gemaakt, zodra de waardevermindering heeft opgehouden te bestaan. Echter voor goodwill zegt Artikel 387 Burgerlijk Wetboek Boek 2 (lid 5) hierover dat dit laatste niet geldt voor goodwill. 

Als een herwaarderingsreserve aanwezig is (zie punt 5 hiervoor), dan wordt eerst daar vanaf geboekt volgens Artikel 390 Burgerlijk Wetboek Boek 2 (lid 3).

Na waardevermindering wordt de afschrijvingslast van toekomstige perioden herzien. De aangepast boekwaarde -/- restwaarde is het nieuw af te schrijven bedrag over de resterende levensduur. 

Voorbeeld:

We gaan uit van de eerder genoemde printer die is aangeschaft voor 30.000 euro met een restwaarde van 3.000 euro.
Precies 24 maanden later blijkt deze printer nog slechts een realiseerbare waarde te hebben van 10.000 euro.
Er is op dat moment afgeschreven 24 maal 450 euro, te weten 10.800 euro.
De boekwaarde na 24 maanden bedraagt dan (30.000 -/- 10.800) 19.200 euro. 
De bijzondere waardevermindering bedraagt dan (19.200 -/- 10.000) 9.200 euro.
(Na bijzondere waardevermindering bedraagt de boekwaarde 10.000 euro.

Dit laatste leidt tot de volgende boeking:

De resterende afschrijvingsduur bedraagt dan 3 jaar.
Uitgaande van een nieuwe restwaarde van 0 euro na 5 jaar bedraagt de nieuwe afschrijving (10.000 / 36 maanden) is 277,78 euro per maand,
  

Verloop- en afschrijvingsstaten

Voor goede verloopstaten en opgave voor de IB en VPB van vaste activa en afschijvingsgegevens adviseren we met klem gebruik te maken van een goede Materiële active administratie (MVA) als subadministratie van het grootboek. 

Voor bijvoorbeeld opgave van de investeringsaftrek zijn dan meteen gegevens aanwezig als: naam actief, datum aanschaf, datum ingebruikname en bedrag investering. Ook voor een desinvestering zijn dan de juiste gegevens aanwezig. En bij gehoouwen kan de bodemwaarde opgenomen worden in relatie met de bestemming van betreffende gebouw (eigen gebruik of in beheer).. 

Een optie is om de MVA toe te voegen aan de RGS brugstaat als aanvulling op de grootboeksaldi. Dat voorkomt het handmatig overnemen van financiële gegevens of het extracomptabel bijhouden van een MVA in rapportagesoftware.
    

Kosten van groot onderhoud materiële vaste activa

De RJ (Raad voor de Jaarverslaggeving) noemt 2 mogelijkheden om de kosten van Groot onderhoud van Materiele vaste activa te verwerken voor vennootschappen, te weten: 1) Via een onderhoudsvoorziening en 2) onderhoud in de boekwaarde van het actief. Op basis van de componentenbenadering.  
Zie Wiki RGS en de verwerking van kosten van Groot onderhoud van Materiele vaste activa.
   

Advies aan de NBA

Interessant in relatie tot vaste activa is ook brochure “Actuele kostprijs in de praktijk” (2017), uitgebracht door de NBA, gericht op vastgoed. Dit laatste staat als volgt aangeduid in de brochure: “Vanwege het specifieke karakter richt deze brochure zich primair op vastgoed, maar hij kan ook relevant zijn voor andere activa die op actuele kostprijs worden gewaardeerd”. Ons advies aan de NBA is om waar van toepassing ook de onderliggende boekingen in de administratie uit te werken en de daarvoor van toepassing zijnde koppelingen met RGS. Zo wordt de brug van boekhouding naar rapportage gelegd.