Boekhoudplaza.nl

RGS Niet ready: openstaande punten

RGS-codes op niveau 5 in de boekhouding, door wie en waarvoor

Plaatsingsdatum 30-11-2019
Berichtdatum 2018

Volgens Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED is een van de zorgpunten de ongebreidelde groei van het aantal RGS-codes, met name de afgelopen jaren. Begin van 2016 was met RGS versie 2.0 al sprake van 2.528 RGS-codes. Eind 2019 verscheen RGS versie 3.2 met niet minder dan 3.857 RGS-codes. Een groei van 35%. En het eind is nog niet in zicht, want met RGS versie 3.3 komen we al ruim over de 4.000 RGS-codes. 

Probeer dan maar eens een grootboek rekeningschema ,dat laten we zeggen bestaat uit gemiddeld 100 tot 200 grootboekrekeningen, toe te wijzen aan de juiste RGS-codes en die koppeling toekomstbestendig te houden. Het is zeker te doen zo bewijst de praktijk, maar eenvoudig is anders.

Wat nu als we vertellen dat RGS feitelijk maar bestaat uit 1.207 RGS-codes op het niveau van grootboekrekeningen. En dan ook nog eens vertellen dat uiteindelijk sprake is van zo’n 1.000 RGS-codes als branche specifieke rekeningen (zoals voor Woningcorporaties) weggelaten worden. Toegegeven dat 1.000 RGS-codes nog steeds veel is. Maar al beduidend beter beheersbaar en toe te passen in de praktijk dan het bijna viervoudige aantal van zo'n 4.000 RGS-codes.

Om bovenstaande te begrijpen eerst even een korte toelichting over de opbouw van RGS-niveaus met daarbij het aantal RGS-codes op basis van RGS versie 3.2, te weten:

  1. Balans c.q. resultatenrekening (2 RGS-codes);
  2. Hoofdrubriek (39 RGS-codes);
  3. Rubriek (277 RGS-codes);
  4. Rekening; het niveau van de grootboekrekening (1.207 RGS-codes).
  5. Mutatie (2.332).

Voor de accountants onder ons komen we dan op het eerder genoemde aantal van 3.857 RGS-codes. 

Een aantal gerenommeerde leveranciers van boekhoudsoftware heeft voor hun cliënten RGS mogelijk gemaakt op niveau 4 (rekening niveau). Volgens ons een terechte beslissing, want dat is ook het niveau om grootboekrekeningen te koppelen. Oftewel 1.207 RGS-codes.

Er zijn ook 2.332 RGS-codes op niveau 5, oftewel ‘mutaties’. Inmiddels is niveau 5 een vergaarbak geworden voor van alles en nog wat. Een duidelijke richtlijn wat wel en niet thuishoort op niveau 5 ontbreekt ons inziens. Met enige regelmaat is gevraagd naar concrete toepassingen van alle 2.332 RGS-codes op niveau 5 in relatie tot de (grootboek)administratie. Voor het merendeel van de codes is antwoord uitgebleven vanuit de RGS gremia. 

Voorbeelden van RGS-codes (niveau 4) met verbijzondering naar niveau 5:

  1. De rekening "Cumulatieve afschrijvingen machines en installaties", verbijzonderd naar niveau 5 :
    - Beginbalans (overname eindsaldo vorig jaar)
    - Afschrijvingen
    - Afschrijving op desinvesteringen
    - Bijzondere waardeverminderingen
    - Terugneming van bijzondere waardeverminderingen.
      
  2. De rekening "Vorderingen uit hoofde van leningen en voorschotten houders van aandelen op naam (langlopend)", verbijzonderd naar niveau 5:
    - Vorderingen op aandeelhouder 1
    - Vorderingen op aandeelhouder 2
    - Vorderingen op aandeelhouder 3
    - Vorderingen op aandeelhouder 4
    - Vorderingen op aandeelhouder 5
       
  3. De rekening "Overige financiële vaste activa(langlopend)", verbijzonderd naar niveau 5:
    - Overige vordering 1 (langlopend)
    - Overige vordering 2 (langlopend)
    - Overige vordering 3 (langlopend)
       
  4. In tegenstelling tot 2 en 3 is de "Vorderingen op groepsmaatschappijen (kortlopend)" op niveau 3, verbijzonderd naar niveau 4:
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 1
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 2
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 3
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 4
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 5
    En op niveau 5 is elk van deze rekeningen dan weer verbijzonderd naar:
    - Rekening courant
    - Cumulatieve waardeverminderingen
    - Doorbelastingen
    - Te vorderen dividend
    - Waardeveranderingen
    - Overige mutaties
       
  5. De groep "Onderhanden werk" op niveau 3 is onderverdeeld naar de rekeningen "Onderhanden werk, bruto", "Gefactureerde termijnen onderhanden werk" en "Voorziening verliezen onderhanden werk" op niveau 4.
    Maar....
    De groep "Onderhanden projecten in opdracht van derden" op niveau 3 kent ook de rekening "Gefactureerde termijnen" op niveau 4 (tot zover conform hiervoor). Maar deze laatste rekening "Gefactureerde termijnen" op niveau 4 is (in tgenstelling tot de rekening onderhanden werk) dan weer verbijzonderd (op niveau 5) naar:
    - Beginbalans gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Belast met algemeen tarief gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Belast met verlaagd tarief gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Belast met overige tarieven gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Belast met nultarief of niet belast gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Niet belast wegens heffing verlegd gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Installatie in landen binnen EU gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Installatie in landen buiten EU gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Interne doorbelastingen binnen fiscale eenheid gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Opgeleverde werken gefactureerde termijnen onderhanden projecten
    - Overige mutaties gefactureerde termijnen onderhanden projecten.
       
  6. "Provisies" op niveau 4 is verbijzonderd op niveau 5 naar:
    - Provisies op verkopen handel
    - Provisies op verkopen productie
    - Provisies op verkopen dienstverlening
    - Overige provisies.

En zo zijn er zeker tientallen voorbeelden van het gebruik van niveau 5. Het is niet zonder meer duidelijk wat de reden is om te kiezen voor een rekening op niveau 4 of een rekening en verbijzondering daarvan op niveau 5.

Meerdere leveranciers van boekhoudsoftware hebben bewust gekozen om alleen niveau 4 (rekeningniveau) van RGS, zijnde "rekeningen", te gebruiken. In de praktijk blijkt dit prima te werken. Er moet alleen duidelijkheid komen welke rekeningen eventueel ontbreken en bijvoorbeeld op dit moment alleen aanwezig zijn als "mutatie" (niveau 5) en dus niet als "rekening" (niveau 4). Ook is de vraag of in de koppeling tussen RGS en SBR niveau 5 van RGS vereist of gewenst is en zo ja, waarvoor precies. 

(20 maart 2020 conceptreactie, 30 juni 2020 definitief)
Reactie RGS Beheergroep
Niveau 5 is in overeenstemming met de beschrijving om mutaties aan te geven. Dit is met name van toepassing bij de verloopoverzichten – Mutaties in het boekjaar. Hiermee wordt dekking gegeven/verzorgd naar de opgenomen verloopoverzichten in de SBR rapportages van de uitvragende partijen, zijnde:
- Immateriële vaste activa,
- materiële vaste activa,
- vastgoedbeleggingen,
- Financiële vaste activa,
- eigen vermogen,
- voorzieningen,
- langlopende schulden
Dit is dan al een totaal van 1.502 RGS codes

Bij een aantal onderdelen is dit ook opgenomen, zonder dat momenteel SBR dat uitvraagt, maar vaak in rapportagetools wel aanwezig is.
- Vorderingen/Schulden rekeningen-courant groepsmij / ov deeln / etc (162 RGS codes)
- Kortlopende effecten (53 RGS codes)

Ook wordt niveau 5 gebruikt om een omslagcode op het diepste niveau weer te geven. Dit is vaak een uitbreiding na RGS 2.0 op de dan al bestaande structuur om dit ook te realiseren. (Betreft ongeveer 144 RGS codes).

Daarnaast wordt niveau 5 gebruikt voor verdere uitgebreidere verbijzonderingen/detaillering
welke men optioneel kan gebruiken. Hierbij valt te denken aan;
- Onderhanden projecten 39 RGS codes
- Werkkostenregeling 119 RGS codes
- Tussenrekening/vraagposten 82 RGS codes
- Belastingen (Balans) 35 RGS codes
- Uitbreiding op verzoek als detaillering op niveau 4 61 RGS codes
- Uitbreiding t.b.v. Woningcorporaties 202 RGS codes

Opbouw van niveau 5 RGS codes:
- Dekking verloopoverzichten SBR rapportages: 1.502.
- Dekking verloopoverzichten externe rapportages: 215.
- Dekking voor omslag: 144.
- Dekking voor verbijzondering/detaillering: 240.
- Uitbreiding t.b.v. woningcorporaties: 202.
- Uitbreiding nadere detaillering niveau 4 op  verzoek: 29.
Totaal: 2.332.

(20 maart 2020 conceptreactie, 30 juni 2020 definitief)
Reactie RGS Beheergroep
De softwareleverancier is, afhankelijk van de behoefte, vrij om te kiezen hoe niveau 4 en niveau 5 worden toegepast. In de praktijk is het inderdaad zo dat meerdere leveranciers gekozen hebben om alleen niveau 4 te gebruiken. Waar RGS wordt toegepast voor de SBR-KvK rapportages voor Micro en Klein (die nagenoeg geen diepgang hebben d.m.v. verloopoverzichten) is dat ook te begrijpen. Dit zal overigens anders zijn voor de andere rapportages zoals middelgroot. De wens en noodzaak voor andere applicaties (zoals dashboard en analyse tooling) is afhankelijk van de diepgang gewenst door de gebruiker. 

Opmerking GBNED
Een toelichting met concrete voorbeelden (zo mogelijk in de vorm van journaalposten) van het gebruik van alle RGS-codes op niveau 5 ontbreekt.

Onderzoek
Vanuit Onderzoeksbureau GBNED is nu een nieuw onderzoek gestart (mei 2020) dat gericht is op het vaststellen van concrete toepassingen van RGS-codes op niveau 5 in relatie tot boekhoudsoftware. Oftewel “wie gebuikt welke RGS-codes op niveau 5 in de boekhouding en waarvoor?”.

Als het onderzoek uitvoerbaar blijkt, in die zin dat er voldoende medewerking is, wordt het resultaat ervan gebruikt om na te gaan op welke wijze RGS niveau 5 bestaansrecht heeft en voor welke RGS-codes op niveau 5 het wellicht beter is om deze te laten vervallen of bijvoorbeeld over te hevelen naar RGS niveau 4. Maar eerst het onderzoek, want "meten is weten".

Bent u leverancier of gebruiker van administratieve software en bent u bereid mee te werken aan dit onderzoek, neem dan even contact met ons op via rgs@gbned.nl.

Zodra het onderzoek resultaten heeft opgeleverd worden deze bekend gemaakt.

Categorie(n) RGS (technisch) beheer, RGS Boekhoudkundig
Bronvermelding RGS Ready onderzoek leveranciers boekhoudsoftware
Internet URL http://www.rgsready.nl

Terug